会計ソフトの選び方｜請求書・インボイス対応で見る5項目

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会計ソフトは、小さな事業が比較的早い段階で検討するツールです。ただ、比較のページを見ても機能名が並ぶだけで、自分の商売に何が要るのかは分かりにくいものです。

この記事では、連携・請求書・申告書類・料金・解約時の扱いという5つの項目にしぼって整理します。特定のサービス名は挙げず、クラウド会計ソフトとインストール型のソフトという区分で説明します。

先に断っておきます。筆者は税理士などの有資格者ではありません。この記事は制度の一般的な説明と、ソフト側の機能の話にとどめます。個別の判断が必要な場面は、そのつど相談先をご案内します。書き方の基準は編集ポリシーにまとめています。

会計ソフトで自動になる範囲、ならない範囲

選び方の前に、会計ソフトが実際に何をしてくれるのかをそろえておきます。ここを誤解したまま契約すると、思ったより手間が減らずに終わります。

明細の取り込みは自動、仕訳の判断は人が確認する

クラウド会計ソフトの中心にある機能は、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込むことです。取り込んだ明細には、過去の登録内容や名称から推測した候補が付きます。

ただし、その候補が正しいかどうかを決めるのは人です。同じ店の支払いでも、そのときの中身によって扱いが変わることがあります。ソフトは中身までは知りませんから、最後は自分か、依頼している専門家が確認します。

実際に減る作業と、減らない作業を並べます。

• 減る作業：通帳や明細を見ながらの手入力、電卓での集計、書類の探し直し
• 減る作業：請求書の書式づくり、番号の管理、送付の記録
• 減らない作業：領収書を集めること、中身を思い出して確認すること
• 減らない作業：どう扱うか迷ったときに、専門家へ聞くこと

「全部おまかせ」ではないと分かって選ぶ

ソフトを入れれば経理が終わる、という期待で選ぶと、たいてい途中で止まります。止まる理由は操作が難しいからではなく、確認の時間を予定に入れていないからです。

月に一度、決まった曜日に確認する時間を取るのがおすすめです。ためるほど量が増え、記憶も薄れます。

見る項目①：口座・カード・決済サービスとの連携

1つめの項目は連携です。ここが合っていないと、手入力が残ったままになり、ソフトを入れた意味が薄くなります。

使っている金融機関と決済サービスが対象か

各社とも連携できる金融機関の一覧を公開しています。契約前に、自分が使っている先が入っているかを開いて確かめてください。評判ではなく一覧で判断するところです。

確認しておきたいのは、次のあたりです。事業用と個人用の口座を分けていない場合は、分けるところから始めると後の作業が楽になります。

• 事業で使っている銀行口座（ネット銀行・信用金庫・ゆうちょを含む）
• 事業用のクレジットカードと、電子マネーの利用履歴
• 店舗で使っているキャッシュレス決済サービスの入金明細
• ネットショップや予約システムの売上データ

店舗の場合、決済サービス側の入金は手数料が引かれた金額で届きます。売上の総額と入金額が一致しないため、そこをどう記録するかは決めておく必要があります。決済サービスの選び方は決済・レジのカテゴリーで扱っています。

連携が切れたときの再設定の手間

連携は、金融機関側の仕様変更やパスワードの変更で切れることがあります。切れたまま気づかないと、明細に抜けが出ます。

見ておきたいのは、切れたときに通知が届くか、再設定を自分でできるか、手作業で取り込む手段が残っているかです。

見る項目②：請求書と見積書の作成

2つめは請求書まわりです。表計算ソフトで請求書を作っている方にとっては、ここが乗り換えの一番の理由になります。

発行・送付・入金消込までつながるか

請求書の機能は、作れるかどうかだけでは足りません。発行したあと、入金があったかを確認するところまでつながっているかを見ます。

具体的には、見積書から請求書への変換、繰り返しの請求の作成、送付の記録、入金の明細と請求書を結びつける機能です。結びつけができると、未回収の請求書が一覧で見えます。

取引先ごとに支払日が違う場合は、この機能の有無で作業量が変わります。全体の組み方はフリーランス・個人事業のカテゴリーもあわせてご覧ください。

適格請求書に必要な記載項目を満たせるか

取引先から求められて、適格請求書の形式で発行する場合があります。決められた項目が入った請求書を出せるかどうかは、ソフト選びの分かれ目になります。

確認の仕方はかんたんです。各社の機能説明のページに、対応の可否とサンプルが載っています。登録番号を設定できるか、税率ごとに分けて表示できるか、控えを保存できるかを見ます。

あわせて、受け取った請求書の保存にも触れておきます。電子で受け取った書類の扱いは電子帳簿保存法に関わるため、保存機能が付いているソフトもあります。要件そのものは国税庁の案内でご確認ください。

見る項目③：確定申告書類の出力

3つめは、申告の時期に必要な書類を作れるかどうかです。ここはプランによって差が出やすいところです。

白色・青色で使える機能の差

申告の方法によって、必要になる帳簿の作り方が変わります。それに合わせて、ソフト側も対応するプランを分けている場合があります。安いプランでは作れない書類がある、という形です。

どの方法で申告するかの判断は、この記事では扱いません。所轄の税務署や税理士にご確認ください。ここでお伝えできるのは、決めた方法に対応するプランを選ぶ、という手順だけです。

税理士と共有する場合のアカウントの持ち方

税理士に依頼している、または依頼する予定があるなら、共有の方法を先に確認してください。多くのクラウド会計ソフトには、閲覧や作業を任せるアカウントを追加する仕組みがあります。

見ておくのは、追加できる人数と、その分の追加費用の有無です。依頼先が使い慣れたソフトを指定してくることもあるため、契約する前に一度たずねておくと二度手間を避けられます。

見る項目④〜⑤：料金と、やめるときの扱い

4つめと5つめは、お金と出口です。機能の比較に時間をかけても、この2つを見落とすと後で困ります。

プランごとの機能差と、年払いにしたときの総額

会計ソフトは、月額だけを並べても比べられません。請求書の発行件数、追加できる利用者の数、電話での相談が付くかどうかで、プランが分かれているためです。

比べるときは、自分が使う機能をすべて含むプランを選び、それを1年分に直して並べます。年払いの割引がある場合は、途中でやめたときの扱いもあわせて確認します。料金の比べ方はツールの料金の比べ方で詳しく書きました。

解約後に過去データを閲覧・書き出しできるか

帳簿や請求書の控えは、一定の期間、手元に残しておくものです。クラウドのソフトを解約すると、画面から見られなくなる場合があります。

契約前に確認しておきたいのは、次の3点です。各社のヘルプに書かれていなければ、問い合わせて文面で回答をもらうと確実です。

• 解約後に、過去の年度のデータを見られる状態が残るか
• 帳簿・仕訳・請求書を、ファイルとして書き出せるか
• 書き出したデータを、他のソフトに取り込める形式か

実際の移行では、書き出したファイルの文字化けや日付の形式でつまずくことがあります。先に少ない件数で試す進め方を初期設定・データ移行のカテゴリーで扱っています。

向き不向き（表計算のままでよい場合）

会計ソフトが常に正解とは限りません。今のやり方で回っているなら、無理に変える必要はないと考えています。

取引が月数件なら、まだ乗り換えなくてよい

取引先が数社で、入出金も月に数件という規模なら、表計算ソフトでも十分に管理できます。この場合、ソフトを入れても減る手作業が少なく、月額の負担だけが増えます。

目安は、明細の確認や請求書の作成を負担だと感じているかどうかです。感じていなければ、今は急ぎません。ほかに手を付けたほうがよい場所があるはずです。

逆に、在庫や複数店舗があるなら早めに移す

反対に、次のような事業では早めに移したほうが楽になります。件数が増えてからの移行は、作業量も緊張感も増えるためです。

• 在庫を持っていて、仕入れの記録が毎月まとまった量になる
• 店舗が複数ある、またはスタッフを雇っている
• 店頭とネットの両方で売っていて、入金元が分かれている
• 取引先が増え、請求と入金の照合に時間がかかっている

どのツールから手を付けるか迷っている場合は、小さな事業の仕事ツールの選び方で全体の順番を決めてから戻ってくると、比較が短く済みます。

制度対応で、記事が扱えること・扱えないこと

最後に、この記事の線引きをはっきり書いておきます。読む側にとっても、どこまでを参考にしてよいかが分かるほうが安全です。

インボイス制度・電子帳簿保存法は「対応機能の有無」だけ扱う

本サイトが扱うのは、ソフトにその機能があるかどうかまでです。決められた項目を満たした請求書を出せるか、電子の書類を保存する仕組みがあるか、という形で書きます。

制度の運用は改正されることがあります。ここに数値や期限を書き写すと、古い情報が残って読む方の損失になります。そのため、最新の内容は国税庁の案内でご確認いただく形にしています。

課税・免税の判断や勘定科目の相談は税理士へ

どの支出をどう扱うか、登録をするかどうかといった判断は、事業の中身によって答えが変わります。これらは税務の相談にあたるため、本サイトでは書きません。

相談先は、税理士のほか、所轄の税務署の窓口、商工会や商工会議所の相談会などがあります。無料で相談できる機会もありますので、申告の時期の前に一度たずねておくと安心です。

会計ソフトは、判断を代わりにしてくれる道具ではなく、判断に必要な材料をそろえてくれる道具です。連携が合うか、請求書が出せるか、必要な書類が作れるか、総額はどうか、やめるときに持ち出せるか。この5つで十分です。

よくある質問（FAQ）

• クラウド型とインストール型は、どちらを選べばよいですか

  複数の場所や端末から使うか、税理士と画面を共有したいかで変わります。いつも同じ端末で作業し、通信環境に不安がある場合はインストール型が向くこともあります。

• 無料のプランのまま使い続けても大丈夫ですか

  機能や登録できる件数に上限があることが多く、申告の時期に必要な書類が作れない場合があります。無料の範囲は試すために使い、業務の中心に置くなら条件を確認したうえで有料のプランをご検討ください。

• 銀行口座と連携すると、お金を動かされることはありませんか

  会計ソフトの連携は、明細を読み取るためのものです。とはいえ設定の方法はサービスごとに違うため、公式の説明を読み、パスワードの管理と二段階の認証を必ず設定してください。

• 請求書はソフトで作らないといけませんか

  ソフトで作らなければならない決まりはありません。ただ、番号の管理や控えの保存、入金の確認を手作業で続けると、件数が増えたときに抜けが出ます。

• 記事に金額や税率が書かれていないのはなぜですか

  料金も制度の運用も変わるためです。古い数値が残ると、読む方の判断を誤らせます。本サイトは比べ方の手順をお伝えする役目にとどめています。