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「インボイスって、うちは何かしないといけないのですか」と、取引先に聞かれて答えに詰まった経験はありませんか。制度の名前は広く知られていますが、自分の事業にどこまで関係するのかは、取引の相手や売り方によって変わります。
この記事では、個人事業主や小さな店舗が、インボイス制度に向き合うときの考え方を整理します。登録するかどうかの判断材料、書類の出し方と受け取り方、記帳とツールの見直しまでを順に説明します。税務の個別の判断は、税務署や税理士などの専門家に確認することを前提に、一般的な進め方にとどめます。
インボイス制度で小さな事業が押さえる基本
制度は何を変えたのか
インボイス制度は、消費税の仕入れ税額控除を受けるために、取引の相手が発行する「適格請求書」を保存することを求める仕組みです。買う側が税の控除を受けるには、売る側が登録を済ませた事業者であることが関わってきます。
そのため、売る側の登録の有無が、取引先の事務や判断に影響します。制度の用語は用語集のインボイス制度や適格請求書でも確認できます。細かい要件は変わることがあるので、最新の内容は国税庁の案内で見てください。
小さな事業にとって大切なのは、制度を細かく暗記することではなく、取引先から聞かれたときに自分の状況を説明できる状態にしておくことです。説明に必要な情報は、売上の内訳と、請求書の形式、消費税の扱いの三つです。
まず自分の取引先を見てから考える
影響の大きさは、お客さまが誰かで変わります。一般のお客さまが中心の店舗と、法人や事業者を相手にする仕事とでは、取引先が求めるものが違います。制度の細かい仕組みを覚える前に、自分の売上がどんな相手から来ているかを書き出すのが先です。
- 一般のお客さまが中心：個人の買い物が多く、取引先からの要望は少なめ
- 法人・事業者からの受注が中心：請求書の形式や登録の有無を聞かれやすい
- 両方が混ざる：相手ごとに必要な書類を分けて考える
免税事業者と課税事業者の違いを知る
消費税の納税が免除されている事業者を免税事業者、納税する事業者を課税事業者と呼びます。登録を受けるには課税事業者になる必要があり、消費税の申告という新しい事務が加わります。自分がどちらに当たるのかは、前年までの売上や届出の状況で決まるため、税務署に確認してください。
登録するかどうかを判断する材料
取引先の種類で影響が変わる
登録をしていない事業者との取引では、買う側が控除を受けにくくなります。そのため、事業者向けの取引が多い人ほど、取引先から登録を求められたり、取引条件の相談を受けたりしやすくなります。一方、一般のお客さま向けの売上が中心なら、取引先からの影響は小さいことが多いです。
どちらの場合も、「周りが登録しているから」という理由だけで決めないことが大切です。
取引先から「登録してほしい」と言われた場合も、その場で返事をする必要はありません。一度持ち帰り、自分の売上や事務の負担を確かめてから答えれば十分です。相手の事情を聞き、条件を話し合う余地があるかも見ておきます。
登録の前に整理しておく項目
登録を考えるときは、制度の損得だけでなく、日々の仕事の負担も見ておきます。課税事業者になると、消費税の計算と申告、帳簿の整理が必要になります。次の項目を紙に書いてみると、判断しやすくなります。
- 売上のうち、事業者向けの取引の割合はどのくらいか
- 取引先から登録を求められた経験があるか
- 消費税の計算や申告を、自分で行うか、専門家に任せるか
- 請求書や帳簿を作る道具が、制度に対応しているか
判断に迷うときの相談先
登録の可否は、税の負担に関わるため、一律の正解がありません。迷うときは、税務署の相談窓口、商工会議所、税理士など、制度の専門家に自分の取引の状況を伝えて確認します。口コミや他の人の例は、事業の形が違えば当てはまらないことがあります。
相談の前に、直近の売上の内訳と、主な取引先の種類を一覧にしておくと、話が早く進みます。
相談した内容と、そこで決まったことは、日付とともにメモに残しておきます。あとで取引先に説明するときや、翌年に見直すときに役立ちます。
発行する請求書・領収書で確認する項目
適格請求書に必要な記載事項
登録した事業者が発行する書類には、決められた項目が必要です。一般的には、次のような内容を載せる形になります。
- 発行する事業者の氏名または名称と、登録番号
- 取引の年月日
- 取引の内容
- 税率ごとに区分した対価の額と、適用する税率
- 税率ごとの消費税額
- 書類を受け取る事業者の氏名または名称
細かい書き方や例外は、国税庁の案内で確かめてください。
手作業の書式から切り替える
これまで表計算ソフトや手書きで請求書を作ってきた場合は、項目の抜けが起きやすくなります。登録番号の入力漏れ、税率ごとの区分けの忘れは、特によくあります。見積書から請求書への流れは見積書から請求書・領収書までの書類の流れで整理しています。
書式を作り直す際は、ひな形を一つに決め、案件ごとに数字だけを入れ替える形にします。
作り直したひな形は、必ず一度、実際の案件で試します。画面で見て問題がなくても、印刷や送付の段階で項目が欠けていたり、桁がずれていたりすることがあります。取引先に出す前に、自分で読み直す時間を取ってください。
店頭の領収書やレシートの扱い
店頭で発行するレシートや領収書は、相手が求めたときに適切な形で渡せるかが論点になります。レジや会計ツールが、登録番号や税率の区分を出力できるかを確認しておくと安心です。手書きの領収書を使う店舗は、ひな形に登録番号の欄を設けるなど、渡す場面を想定して準備します。
お客さまから宛名を求められることも多いので、宛名を後から書き足せる様式にしておくと対応が早くなります。返金や取消の場面での書類の扱いは返金・取消の処理の決め方も参考になります。
受け取る側の仕入れ・経費を整理する
取引先の登録状況を確認する
受け取る側は、仕入れや外注先が登録を済ませているかを把握しておくと、あとで慌てません。登録の有無は、国税庁が公開している検索サイトで確かめられます。取引先から受け取った請求書に登録番号が載っているかも、毎回見る習慣をつけます。
登録していない相手と取引を続けるかどうかは、取引の内容と、自分の経理への影響を見て決めます。相手を責めるのではなく、条件や書類の扱いを事前に確認しておくのが現実的です。
帳簿と書類を残しておく
受け取った請求書や領収書は、保存のルールに沿って残しておきます。紙の書類をスキャンして保存する方法や、電子データのまま保存する方法があります。保存の仕組みは帳簿・書類の電子保存の進め方が参考になります。保存期間や条件は事業の形で異なるため、税務署や税理士に確認してください。
経費の精算でも確認する
スタッフが立て替えた領収書にも、同じ目配りが必要です。受け取った領収書に宛名や登録番号が載っているか、精算の時点で気づける仕組みがあると、月末の確認が楽になります。精算のデジタル化は経費精算のデジタル化でも触れています。
会計・請求ツールで手間を減らす見方
請求書の項目が自動で入るか
請求書を作るツールを選ぶときは、登録番号や税率ごとの区分が自動で入るかを確認します。入力のたびに手作業が必要だと、忙しい月ほど抜けが出ます。一度設定した内容が、見積から請求まで引き継がれるかも見ておきます。
登録番号と取引先情報の管理
取引先ごとの登録状況を、一覧で管理できると便利です。顧客のデータに登録の有無を記録できるか、請求書にその情報を反映できるかを確認します。会計ソフトの全体の選び方は会計ソフトの選び方にまとめています。
乗り換えるときの確認
今使っているソフトが制度に対応していない場合、乗り換えを考えます。そのとき、過去のデータを持ち出せるか、解約の条件はどうかを先に確かめます。確認の観点は解約とデータの持ち出しが参考になります。
ツールの料金は、月額だけでなく、年間の総額で比べます。
どのツールも、自分の事業に合うかは試して判断するのが確実です。多くのサービスには無料の試用期間があり、実際の請求書を一通り作ってみると、使い勝手がつかめます。
導入した後は、担当者以外も使える状態にしておきます。操作を覚えている人が一人だけだと、休んだときに請求が止まります。手順を一枚にまとめておくと安心です。
今日から整える順番
最初の一週間でやること
最初の一週間は、判断の材料をそろえる期間にします。無理に結論を出さなくて構いません。
- 主な取引先を書き出し、事業者向けか一般向けかに分ける
- 取引先から制度について聞かれていないかを振り返る
- 今使っている請求書の書式を一枚、手元に出して項目を見比べる
一か月後までにやること
一か月のあいだに、専門家への相談を済ませます。登録するかどうかが決まったら、請求書のひな形と、帳簿のつけ方を見直します。ツールを入れ替える場合は、試用期間のうちに実際の請求書を作って確かめます。個人事業の帳簿全体の準備は青色申告の準備とあわせて進めると、二度手間を避けられます。
見直しの習慣をつくる
制度の内容や、取引先の状況は、時間とともに変わります。年に一度は、登録の判断と書類の項目が今の事業に合っているかを見直します。フリーランスや一人で回す事業のツール全体はフリーランスのツール構成にまとめました。
一覧で他の会計・請求の記事を探したい場合は、会計・請求のカテゴリーから選べます。
よくある質問（FAQ）
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個人事業主は必ず登録しなければなりませんか？
登録は事業者の判断で行うもので、一律の義務ではありません。取引先の状況や、自分の消費税の扱いによって考え方が変わるため、税務署や税理士に確認してください。
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一般のお客さま向けの店でも、対応は必要ですか？
一般のお客さまが中心なら、取引先からの要望は少ない傾向があります。ただし、事業者のお客さまが来る場合や、仕入れ先との取引では確認が必要です。
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手書きの領収書でも大丈夫ですか？
必要な項目が載っていれば、手書きでも発行できます。ただし、項目の抜けが起きやすいため、ひな形を用意して運用する方法がおすすめです。
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取引先の登録状況は、どうやって調べますか？
国税庁が公開している検索サイトで確認できます。請求書に登録番号が載っているかも、受け取るたびに見る習慣をつけると安心です。
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会計ソフトは、必ず買い替える必要がありますか？
今のソフトが対応しているなら、買い替えは不要です。請求書の項目や帳簿の出力が対応しているかを確かめたうえで、必要な場合だけ検討してください。
