発注と在庫の持ち方｜欠品と売れ残りを減らす、小さな店の仕入れの決めごと

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欠品も売れ残りも、店の中の「発注のしかた」が決まっていないことから起きます。経験と勘で発注していると、忙しい週に品切れを起こし、暇な週に在庫が積み上がりがちです。

とはいえ、小さな店が大きな需要予測の仕組みを入れる必要はありません。何をどの単位で数え、いつ、誰が、どこへ頼むかを決めるだけで、発注の迷いは大きく減ります。

この記事では、発注の判断に使う数え方、発注のタイミングと量の決め方、納品の受け取りから記録までの流れを説明します。数え方そのものは棚卸しのやり方で扱っているので、ここでは「次にいくつ頼むか」に絞ります。

発注がぶれる原因を分ける

「足りない」と「余る」は別の問題

欠品と過剰在庫は、同じ原因から起きるとは限りません。欠品は、頼むのが遅れたか、頼む量が少なかったことで起きます。余りは、売れ行きを見ずに多めに頼んだか、いつもの量を機械的に頼み続けたことで起きます。

どちらが多いのかを分けて見ないと、「とにかく多めに頼む」「とにかく絞る」と極端に振れてしまいます。まずは直近で困った場面を思い出し、欠品が多かったのか、余りが多かったのかを書き出してみてください。

発注が人の頭の中にあると起きること

発注の判断が一人の記憶に頼っていると、その人が休んだ日に発注が止まります。頼み忘れも、重複して頼んでしまうことも、記録がないので後から気づけません。

発注は「この棚の、この商品が、これだけ減ったら頼む」という形で外に書き出すと、誰でも同じ判断ができます。完璧な表でなくても、紙一枚で十分です。

数字は少なくていい

発注に使う数字は多くありません。次の三つが分かれば、判断はかなり安定します。

• 今の在庫数（棚にある数）
• 一定の期間にどれだけ売れたか
• 頼んでから届くまでにかかる日数

この三つを商品ごとに全部そろえる必要はありません。よく売れるもの、欠品すると困るものから順に始めるのが現実的です。

数え方がそろっていないと、数字を集めても比べられません。箱単位で数える人と、個数で数える人が混ざっていないかを、先に確かめておいてください。

発注のタイミングと量を決める

発注の目印を「棚の状態」で決める

いつ頼むかは、在庫がこの数まで減ったら頼む、という目印で決めます。これを発注点と呼ぶ店もあります。難しい計算をしなくても、「届くまでの日数のあいだに売れる分」を目安に、少し余裕を持たせた数を置くだけで構いません。

目印は数字だけでなく、棚の状態で決めても続きます。たとえば「この箱が空になったら頼む」「この線まで減ったら頼む」というやり方です。数える手間が省け、現場のスタッフも迷いません。

頼む量は、売れ方の波で変える

毎回同じ量を頼むと、売れ行きが変わった時期に欠品や余りが出ます。季節、曜日、近所の行事、天気などで、売れ方が大きく動く商品は、頼む量を見直すタイミングを決めておきます。

• 月に一度、よく動く商品だけ頼む量を見直す
• 催事や連休の前は、前年の記録を見て量を決める
• 新商品は少なめに始めて、動きを見てから増やす

前年の記録が手元にない場合は、今年から残しておくことが来年の判断材料になります。

まとめて頼むか、小分けに頼むか

仕入れ先によって、最低の注文単位や、送料がかかる条件、締め切りの時刻が異なります。まとめて頼めば手間は減りますが、在庫が増えます。小分けに頼めば在庫は軽くなりますが、手間や送料の負担が増えることがあります。

どちらが合うかは、置き場所の広さ、傷みやすさ、資金の余裕で変わります。仕入れ先の条件は、取引の案内や注文画面で確かめてください。

仕入れ先の情報をそろえる

仕入れ先ごとの一覧を作る

発注の連絡先が分からないと、急ぎのときに時間を失います。仕入れ先ごとに、次の情報を一覧にしておきます。

• 連絡先と、注文の方法（電話・メール・注文サイト）
• 注文の締め切り時刻と、届くまでの日数
• 最低の注文単位や、送料の条件
• 返品や交換の可否と、その連絡先

この一覧は、店のバックヤードに貼るか、共有できる場所に置きます。スタッフが代わりに発注するときの助けになります。

注文の記録を残す

電話やメッセージで頼んだ内容は、後から確認できる形で残します。注文した日、品名、数、届く予定日を書くだけで構いません。

記録がないと、届いた数が合わないときに、頼んだ側の間違いなのか、仕入れ先の間違いなのかが分からなくなります。注文書やメールの控えも、そのまま残しておけば記録になります。

急ぎの電話注文ほど記録が抜けやすいので、電話を切ったらすぐ書き留める習慣にすると、あとで食い違いが起きにくくなります。

仕入れ先を増やすときの考え方

商品によっては、複数の仕入れ先から買う店もあります。価格だけでなく、欠品したときの代わりが利くか、急ぎに対応してもらえるかも考えて決めます。

ただし、仕入れ先を増やすほど、窓口と記録が増えます。管理できる範囲で増やすのが基本です。

急に取引先を切り替えると、商品の規格や納品の時間帯が変わって現場が戸惑います。切り替えるときは、まず少量で試し、問題がないことを確かめてから広げると安全です。

納品から記録までの流れ

届いたら、その場で数と状態を確かめる

納品の確認は、受け取った時点で行います。時間が経つと、数が違うのか、傷んでいたのかを証明しにくくなります。

• 注文の記録と、届いた品名・数を照らし合わせる
• 破れ、傷み、期限の近いものがないか見る
• 違いがあれば、その場で写真を撮り、すぐ仕入れ先へ連絡する

受け取る人が毎回違う店ほど、この手順を紙にして納品の場所に貼っておくと安心です。

在庫の記録に入れるタイミングを決める

届いた商品を、いつ在庫の記録に反映するかも決めておきます。納品の確認が終わったらすぐ入れるのか、一日の終わりにまとめて入れるのかです。

入れるタイミングがばらつくと、記録上の在庫と棚の在庫がずれ、次の発注の判断も狂います。決めた手順どおりに入れる人を、一人に決めておくと安定します。

担当が休みの日の代わりの人も、あらかじめ決めておきます。誰も入れないまま数日が過ぎると、あとから直すのに時間がかかります。

請求書と納品の内容を照らし合わせる

仕入れ先から届く請求書と、実際に受け取った商品は、月に一度は照らし合わせます。届いていないものに請求がついていないか、値段が注文時と違っていないかを確認するためです。

照合の結果は、会計の記録にもつながります。月ごとの締め作業の中に入れておくと、忘れません。流れは月次の締め作業の進め方で整理しています。

レジの記録を発注に活かす

売れた数を自動で記録する利点

POSレジのように、売れた商品を記録できるレジを使うと、手書きで数を拾う手間が省けます。どの商品がいつ売れたかが残るので、発注の量を決める材料になります。

ただし、レジで商品ごとの記録を取るには、商品を登録しておく必要があります。登録の手間と、得られる情報のつり合いは、店の規模によって変わります。レジの選び方はキャッシュレス決済とレジの選び方を参考にしてください。

売れ筋と動かないものを見分ける

一定の期間の売れた数を、商品ごとに並べると、よく売れるものと、ほとんど動かないものが見えてきます。よく売れるものは、欠品しない仕組みを優先します。動かないものは、頼む量を減らすか、置くのをやめるかを検討します。

売上の見方そのものは売上データの見方に書いています。発注では、金額よりも「個数」を見ると判断しやすくなります。

在庫の数を自動で合わせるときの注意

レジと在庫の記録を連携させると、売れるたびに在庫が減る仕組みを作れます。便利ですが、返品、取消、破損、サンプルとしての持ち出しなど、レジを通らない動きは反映されません。

自動で出た数字をそのまま信じず、定期的に実際に数えて照らし合わせる習慣が必要です。数えて合わせる手順は、先にあげた棚卸しのやり方が参考になります。

小さく始めて、続ける

最初は絞った商品から

全部の商品を管理しようとすると、続きません。最初は、よく売れるもの、欠品したら困るもの、傷みやすいものなど、数を絞って始めます。

慣れてきたら対象を広げます。広げる前に、すでに始めた商品の運用が回っているかを確認してください。

記録の道具は、現場で使えるものを選ぶ

表計算ソフト、クラウドの在庫管理ツール、紙の台帳など、選択肢は複数あります。大事なのは、バックヤードや売り場で、スタッフが迷わず記録できることです。

道具を替えるときは、データを持ち出せるかも確認します。解約とデータの扱いは解約とデータの持ち出しにまとめています。

手順を書き残して、人に渡す

発注の手順は、担当者が代わっても回るように書き残します。誰が、いつ、何を見て、どこへ頼むのかを一枚にまとめます。定着させるコツはスタッフに使ってもらうにはが役立ちます。

まとめ

発注を安定させるには、数字を増やすより、決めごとを外に出すことが先です。発注の目印、頼む量の見直し、納品の確認、記録の入れ方を決めれば、欠品も余りも減らしやすくなります。

まずは、よく売れる商品を三つだけ選び、発注の目印を決めるところから始めてください。

よくある質問（FAQ）

• 発注点は、どうやって決めればよいですか。

  届くまでの日数のあいだに売れる分に、少し余裕を足した数を目安にします。最初は目分量で構いません。数回使ってみて、欠品が出たら増やし、余ったら減らして調整します。

• 在庫の管理は、表計算ソフトで足りますか。

  扱う商品が少ないうちは、表計算ソフトでも十分に回せます。商品が増えたり、複数人で同時に更新したりするようになったら、専用のツールを検討してください。

• 仕入れ先に、納品の間違いをどう伝えればよいですか。

  注文の記録と、届いた品の写真を添えて、気づいた時点ですぐ連絡します。対応の可否は取引の条件によって異なるため、事前に仕入れ先の案内を確認しておくと安心です。

• レジと在庫の連携は必要ですか。

  商品数が多く、数える手間が負担になっているなら役立ちます。ただ、連携しても実際に数える作業はなくなりません。定期的な照合を続けられるかも含めて考えてください。

• 賞味期限のある商品は、どう管理しますか。

  古いものから先に使う並べ方を決め、期限の近いものを棚の前に置きます。期限の扱いに関する法令上の決まりは、所管の窓口や保健所に確認してください。